Изменение цвета ячейки MS Excel, в зависимости от значения. Как в Excel выделить ячейки цветом по условию Выделение ячеек цветом при условии

09.10.2023

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хорошо приспособлена для больших информационных баз. Практика показала, что дальше заполнения таблиц доходит редко. Таблица растет, информации становится больше и возникает необходимость быстро выбрать только нужную. В подобной ситуации встает вопрос как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии, применить к строкам цветовые градиенты в зависимости от типа или наименования поставщика, сделать работу с информацией быстрой и удобной? Подробнее читаем ниже.

Где находится условное форматирование

Как в экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения – да очень просто и быстро. Для выделения ячеек цветом предусмотрена специальная функция «Условное форматирование», находящаяся на вкладке «Главная»:

Условное форматирование включает в себя стандартный набор предусмотренных правил и инструментов. Но главное, разработчик предоставил пользователю возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм. Давайте рассмотрим способы форматирования подробно.

Правила выделения ячеек

С помощью этого набора инструментов делают следующие выборки:

находят в таблице числовые значения, которые больше установленного;
находят значения, которые меньше установленного;
находят числа, находящиеся в пределах заданного интервала;
определяют значения равные условному числу;
помечают в выбранных текстовых полях только те, которые необходимы;
отмечают столбцы и числа за необходимую дату;
находят повторяющиеся значения текста или числа;
придумывают правила, необходимые пользователю.

Посмотрите, как ищется выбранный текст: в первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом выделить полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Если хочется применить иные оттенки – сделать это можно перейдя в «Пользовательский формат». Аналогичным образом реализуются все «Правила выделения ячеек».

Очень творчески реализуются «Другие правила»: в шести вариантах сценария придумывайте те, которые наиболее удобны для работы, например, градиент:

Устанавливаете цветовые сочетания для минимальных, средних и максимальных величин – получаете на выходе градиентную окраску значений. Пользоваться градиентом во время анализа информации комфортно.

Правила отбора первых и последних значений.

Рассмотрим вторую группу функций «Правила отбора первых и последних значений». В ней вы сможете:

выделить цветом первое или последнее N-ое количество ячеек;
применить форматирование к заданному проценту ячеек;
выделить ячейки, содержащие значение выше или ниже среднего в массиве;
во вкладке «Другие правила» задать необходимый функционал.

Гистограммы

Если заливка ячейки цветом вас не устраивает – применяйте инструмент «Гистограмма». Предлагаемая окраска легче воспринимается на глаз в большом объеме информации, функциональные правила подстраиваются под требования пользователя.

Цветовые шкалы

Этот инструмент быстро формирует градиентную заливку показателей по выбору от большего к меньшему или наоборот. При работе с ним устанавливаются необходимые процентные отношения, либо текстовые значения. Предусмотрены готовые образцы градиента, но пользовательский подход опять же реализуется в «Других правилах».

Наборы значков

Если вы любитель смайликов и эмодзи, воспринимаете картинки лучше, чем цвета – разработчиками предусмотрены наборы значков в соответствующем инструменте. Картинок немного, но для полноценной работы хватает. Изображения стилизованы под светофор, знаки восклицания, галочки-крыжики, крестики для того, чтобы пометить удаление – несложный и интуитивный подход.

Создание, удаление и управление правилами

Функция «Создать правило» полностью дублирует «Другие правила» из перечисленных выше, создает выборку изначально по требованию пользователя.

С помощью вкладки «Удалить правило» созданные сценарии удаляются со всего листа, из выбранного диапазона значений, из таблицы.

Вызывает интерес инструмент «Управление правилами» – своеобразная история создания и изменения проведенных форматирований. Меняйте подборки, делайте правила неактивными, возвращайте обратно, чередуйте порядок применения. Для работы с большим объемом информации это очень удобно.

Отбор ячеек по датам

Чтобы разобраться, как в excel сделать цвет ячейки от значения установленной даты, рассмотрим пример с датами закупок у поставщиков в январе 2019 года. Для применения такого отбора нужны ячейки с установленным форматом «Дата». Для этого перед внесением информации выделите необходимый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и в меню «Формат ячеек» найдите вкладку «Число». Установите числовой формат «Дата» и выберите его тип по своему усмотрению.

Для отбора нужных дат применяем такую последовательность действий:

выделяем столбцы с датами (в нашем случае за январь);
находим инструмент «Условное форматирование»;
в «Правилах выделения ячеек» выбираем пункт «Дата»;
в правой части форматирования открываем выпадающее окно с правилами;
выбираем подходящее правило (на примере выбраны даты за предыдущий месяц);
в левом поле устанавливаем готовый цветовой подбор «Желтая заливка и темно-желтый текст»
выборка окрасилась, жмем «ОК».

С помощью форматирования ячеек, содержащих дату, можно выбрать значения по десяти вариантам: вчера/сегодня/завтра, на прошлой/текущей/следующей неделе, в прошлом/текущем/следующем месяце, за последние 7 дней.

Выделение цветом столбца по условию

Для анализа деятельности фирмы с помощью таблицы разберем на примере как поменять цвет ячейки в excel в зависимости от условия, заданного работником. В качестве примера возьмем таблицу заказов за январь 2019 года по десяти контрагентам.

Нам необходимо пометить синим цветом тех поставщиков, у которых мы купили товара на сумму большую, чем 100 000 рублей. Чтобы сделать такую выборку воспользуемся следующим алгоритмом действий:

выделяем столбец с январскими закупками;
кликаем инструмент «Условное форматирование»;
переходим в «Правила выделения ячеек»;
пункт «Больше…»;
в правой части форматирования устанавливаем сумму 100 000 рублей;
в левом поле переходим на вкладку «Пользовательский формат» и выбираем синий цвет;
необходимая выборка окрасилась в синий цвет, жмем «ОК».

Инструмент «Условное форматирование» применяется для решения ежедневных задач бизнеса. С его помощью анализируют информацию, подбирают необходимые компоненты, проверяют сроки и условия взаимодействия поставщика и клиента. Пользователь сам придумывает нужные для него комбинации.

Немаловажную роль играет цветовое оформление, ведь в белой таблице с большим объемом данных сложно ориентироваться. Если придумать последовательность цветов и знаков, то информативность сведений будет восприниматься почти интуитивно. Скрины с таких таблиц будут наглядно смотреться в отчетах и презентациях.

Одним из основных вопросов при работе с таблицами считается, как выделить цветом ячейку в Еxcel по условию?

Создавая таблицы в Еxcel можно добавлять новые ячейки для удобства, но также есть возможность расставить и другие акценты, к примеру, выделить строку или целый столбец цветом.

Такой способ акцентирования позволяет выделить самые важные блоки, на которые обратить следует особое внимание в ходе работы.

Как делается окрашивание ячейки в Еxcel

Чтобы отметить определенную строку или столбец в таблице или изменить уже окрашенную, следует нажать на вкладке раздел – «Главная». Далее после нажатия ведерка с краской нужно выбрать соответственный цвет.

Когда с представленной палитры нет подходящего оттенка, то можно нажать на вкладку «Другие цвета» и выбрать какой необходим на свое усмотрение.

Стоит отметить, что таким образом можно полностью закрасить строку. Для этого нужно нажать на номер той строки, которая будет окрашиваться чтобы ее выделить. Кроме этого, в таблице можно:

выделять повторяющиеся значения, в том числе и по нескольким столбцам;
выделять первые и последние значения;
выстраивать красочные термальные диаграммы и гистограммы;
окрасить ячейки, которые содержать определенный текст.

В ситуациях, когда осуществляется многократное копирование ячеек, окрашенных красками, довольно часто зависает программа Еxcel, что приводит к торможению ее работы.

Что нужно делать чтобы производились изменение цвета в таблице по заданным условиям

Для изменения цветовой гаммы в отмеченных строках или столбцах таблицы Еxcel необходимо использовать вкладку «Условное форматирование». Из высветившегося списка потребуется выбрать пункт «Создание правила», что и будет выполнять поставленное условие при дальнейшей работе.

Следует определить тип, то есть, выбирается строка, где написано «Форматировать только ячейки, которые содержат». В этом пункте нужно прописать какое условие, а именно слово или текст, который будет задавать поставленные параметры.
Следующим этапом будет выбор кнопки «Формат». В нем надо выбрать соответствующий цвет и нажать «Ок». Тем самым сохранив и созданное правило, и обозначив избранную краску.

Что касается числовых данных, то также можно использовать изменение заливки. Но изначально нужно создать правило. К примеру, задать правило, что цифры в столбце или строке более 100 будут менять цвет, а меньшие значения останутся того же оттенка, что было обозначено изначально. Для этого нужно проделать такие шаги:

на панели задач выбрать пункт «Управление правилами»;
далее «Текущий фрагмент»;
и после «создать правило»;
затем – «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие»;
следом нажать кнопку «Меньше или равно»;
выбрать оттенок заливки;
когда все пункты будут отмечены следует кликнуть «Применить» и «Ок».

Обязательно нужно чтобы заданные условия работали, то есть автоматически менялись, необходимо создавать несколько правил. К примеру, в первом правиле отмечается, что «Форматировать только ячейки, которые содержат», а в обозначенном блоке описания установить позицию «Значение» в другом поле установить такой пункт, как «Меньше».

Что касается задания значений во втором правиле, то в пункте «Форматировать только ячейки, которые содержат» нужно оставить блок «Значение», а в другом поле установить позицию «Между». В каждом правиле при выборе форматирования выбирается требуемая краска заливки.

Есть возможность окрасить определенные строки или столбцы одним цветом, но разных оттенков. Для этого в пункте диспетчера правил выбрать значение «Форматировать все ячейки на основании значений». После чего выбрать в поле «Цвет» нужную краску и нажать кнопку «Ок». Изменения оттенков будут меняться в зависимости от внесения данных.

Стоит отметить, что «$» перед адресом ячейки ставиться чтобы при осуществлении копирования формулы для других ячеек оставляло букву столбца неизменным. В этой ситуации форматирование всей строки будет переменяться в зависимости от значения одной заданной ячейки.

Изменение заливки в ручную

Самым простым способом изменить палитру в таблице Еxcel, это использовать такой инструмент, как «Цвет заливки». Здесь понадобиться выбрать необходимый цвет и окрасить им отмеченные столбцы или строки.

Также можно использовать и другой вариант. Изначально следует выбрать нужный диапазон строк, а после нажать на пункт меню «Формат ячеек». Далее применить закладку «Заливка».

Имеется еще один способ, как выделить требуемые строки и столбцы в Еxcel цветом. Нужно выбрать на основной панели задач вкладку «Главная». После чего кликнуть на пункт «Стили ячеек». Главным условием при выполнении окрашивания строк является создание правила в программе Еxcel.

Можно использовать такой способ, как на панели задач применить пункт «Найти и выделить». В этом случая пользователь может сам выбирать оттенок заливки к каждой строке или столбце.

Представленные варианты в основном используются для придания внесенным данным в таблицу читабельного вида. Поэтому они могут применяться к таблицам, которые не имеют динамических содержаний, то есть не изменяются в зависимости от внесенных данных.

Как проверить правильность заданных условий

Чтобы проверить заданные параметры условий перед тем, как нажать клавишу «Применить», следует пройтись по всем пунктам, а именно:

главная панель задач (Home);
условное форматирование (Conditional Formatting);
управление правилами (New rule).

Плюсом в этом случае считается то, что каждый пункт можно отформатировать, если имело место внесение не правильных данных.

Одним из важных условий также является внесение точных данных, а именно при указании условий в правиле. Все дело в том, что любая опечатка, написание данных в ином падеже может привести к тому, что заданные параметры в таблице не будут работать.

С представленной информации становится понятным, какие есть способы чтобы изменить цветовую гамму в таблице Еxcel. Все они достаточно просты даже для неопытных пользователей, что весьма удобно при работе в обозначенной программе.

Выбирая инструменты на закладке: «ГЛАВНАЯ» в разделе «Стили» из выпадающего меню «Условное форматирование» нам доступна целая группа «Правила отбора первых и последних значений». Однако часто необходимо сравнить и выделить цветом ячейки в Excel, но ни один из вариантов готовых решений не соответствует нашим условиям. Например, в конструкции условия мы хотим использовать больше критериев или выполнять более сложные вычисления. Всегда можно выбрать последнюю опцию «Другие правила» она же является опцией «Создать правило». Условное форматирование позволяет использовать формулу для создания сложных критериев сравнения и отбора значений. Создавая свои пользовательские правила для условного форматирования с использованием различных формул мы себя ничем не ограничиваем.

Как сравнить столбцы в Excel и выделить цветом их ячейки?

Для наглядности разберем конкретный пример создания условного форматирования с формулами. Для примера возьмем простую таблицу отчета прибыльности магазинов за прошлый и текущий год. Наше правило должно заставить Excel выделить цветом при условии, что суммы магазинов текущего года имеют отрицательную прибыль (убыток) и они больше, чем в прошлом году:

Чтобы создать новое пользовательское правило делаем следующее:

Обратите внимание! В данной формуле мы используем только относительные ссылки на ячейки – это важно. Ведь нам нужно чтобы формула анализировала все ячейки выделенного диапазона.

Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?

Теперь оранжевым цветом выделим те суммы магазинов, которые в текущем году меньше чем в прошлом и с отрицательной прибылью. Создадим второе правило для этого же диапазона D2:D12:

Мы видим, что получили не совсем ожидаемый результат, так как созданное новое правило всегда имеет высший приоритет по сравнению со старыми правилами условного форматирования в Excel. Необходимо снизить приоритет для нового правила. Чтобы проанализировать данную особенность наглядно и настроить соответствующим образом необходимо выбрать инструмент: ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».

Выберите новое оранжевое правило в появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» и нажмите на кнопку «Вниз» (CTRL+стрелка вниз), как показано на рисунке:

Как видите последовательность правил очень важна если их много присвоено для одного и того же диапазона ячеек:

На первый взгляд может показаться что несколько правил могут форматировать одну и туже ячейку одновременно. В принципе это так, но при определенном условии, что все правила будут использовать разные типы форматирования. Например, правило 1 – изменяет шрифт, 2 – меняет заливку, 3 – добавляет границу, 4 – узор и т.д. Но если после выполнения любого правила, когда его условие выполнено, было проверено следующее правило для данной ячейки, тогда следует в окне диспетчера отметить галочкой в колонке «Остановить если истина»:

И наконец добавим третье правило для выделения цветом ячеек сумм магазинов, где положительная прибыль и больше чем в прошлом году. Введите новую формулу:

Этим ячейкам будет присвоен зеленый цвет и жмем везде ОК.

Примечание. В формуле можно использовать любые ссылки для текущего листа. В версии Excel 2010 можно ссылаться и на другие листы. А в Excel 2007 к другим листам можно обращаться только через имена диапазонов. Мы рекомендуем во всех версиях Excel ссылаться на другие листы через имена, так как это позволяет избежать множество ошибок при создании пользовательских правил для условного форматирования.

Функция =ЦВЕТЗАЛИВКИ(ЯЧЕЙКА) возвращает код цвета заливки выбранной ячейки. Имеет один обязательный аргумент:

ЯЧЕЙКА - ссылка на ячейку, для которой необходимо применить функцию.

Ниже представлен пример, демонстрирующий работу функции.

Следует обратить внимание на тот факт, что функция не пересчитывается автоматически. Это связано с тем, что изменение цвета заливки ячейки Excel не приводит к пересчету формул. Для пересчета формулы необходимо пользоваться сочетанием клавиш Ctrl+Alt+F9

Пример использования

Так как заливка ячеек значительно упрощает восприятие данных, то пользоваться ей любят практически все пользователи. Однако есть и большой минус - в стандартном функционале Excel отсутствует возможность выполнять операции на основе цвета заливки. Нельзя просуммировать ячейки определенного цвета, посчитать их количество, найти максимальное и так далее.

С помощью функции ЦВЕТЗАЛИВКИ все это становится выполнимым. Например, "протяните" данную формулу с цветом заливки в соседнем столбце и производите вычисления на основе числового кода ячейки.

Код на VBA

Public Function ЦВЕТЗАЛИВКИ(ЯЧЕЙКА As Range) As Double ЦВЕТЗАЛИВКИ = ЯЧЕЙКА.Interior.Color End Function

Для выполнения этой задачи будем использовать возможности условного форматирования.
Возьмем таблицу, содержащую список заказов, сроки их исполнения, текущий статус и стоимость. Попробуем сделать так, чтобы ее ячейки раскрашивались сами, в зависимости от их содержимого.

Инструкция для Excel 2010

ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!

Как это сделать в Excel 2007

ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Выделим ячейки с ценами заказов и, нажав на стрелочку рядом с кнопкой «Условное форматирование», выберем «Создать правило».

Выберем четвертый пункт, позволяющий сравнивать текущие значения со средним. Нас интересуют значения выше среднего. Нажав кнопку «Формат», зададим цвет ячеек.

Подтверждаем наш выбор, и ячейки с ценой выше средней окрасились в голубой цвет, привлекая наше внимание к дорогим заказам.

Выделим ячейки со статусами заказов и создадим новое правило. На этот раз используем второй вариант, позволяющий проверять содержимое ячейки. Выберем «Текст», «содержит» и введем слово «Выполнен». Зададим зеленый цвет, подтверждаем, и выполненные работы у нас позеленели.

Ну и сделаем еще одно правило, окрашивающее просроченные заказы в красный цвет. Выделяем даты выполнения заказов. При создании правила снова выбираем второй пункт, но на этот раз задаем «Значение ячейки», «меньше», а в следующем поле вводим функцию, возвращающую сегодняшнюю дату.

«ОК», и мы получили весело разукрашенную таблицу, позволяющую наглядно отслеживать ход выполнения заказов.

Обратили внимание, что статусы задаются выбором из выпадающего списка значений? Как делать такие списки, мы рассказывали в инструкции .

Как это сделать в Excel 2003

ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
«Условное форматирование» в меню «Формат». Тут понадобится немного больше ручной работы. Вот так будут выглядеть настройки для нашей первой задачи – закрасить ячейки со значениями больше средних.

Придется вручную ввести функцию «=СРЗНАЧ()», поставить курсор между скобками, нажать на кнопочку рядом и мышкой указать нужный диапазон.
Но принцип действий тот же самый.
Покоряйте Excel и до новых встреч!